POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
POLITIQUE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. PRÉAMBULE
Chimie Parachem s.e.c. (« Parachem ») est une société en commandite soumise aux lois et règlements du gouvernement du Québec.
La présente politique a pour objet d’établir les règles de gouvernance des renseignements personnels recueillis par Parachem et les moyens pris afin d’en assurer la protection, notamment, les règles relatives à leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation ou encore leur destruction.
2. APPLICATION ET DÉFINITIONS
Cette politique s’applique à Parachem, à ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles et à toute autre personne fournissant des services pour le compte de Parachem.
La politique s’applique à tous les types de renseignements personnels recueillis par Parachem, c’est-à-dire, tous les renseignements se rapportant à ses clients, dirigeants, employés, consultants, bénévoles ou toute autre personne. De plus, tous les renseignements personnels obtenus par l’entremise de tous les sites internet contrôlés par Parachem sont visés par la présente.
Aux fins de la présente politique, les expressions et les mots suivants signifient :
« Cycle de vie »
Ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci;
« Incident de confidentialité »
L’accès, l’utilisation et la communication non autorisés par la Loi d’un renseignement personnel ainsi que la perte d’un tel renseignement ou encore toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement;
« Personne concernée »
Désigne une personne physique à qui se rapportent les renseignements personnels ; personne physique pouvant être un dirigeant, un employé, un consultant, un bénévole, un client, etc.;
« Renseignement personnel »
Renseignement qui concerne une personne physique, qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier et qui n'a pas de caractère public en vertu de la loi. Il pourrait, par exemple, s’agir du nom d’un individu, de son adresse, de son adresse courriel, d’un numéro de téléphone, de son genre, de ses renseignements bancaires, de ses renseignements sur sa santé, sur son origine ethnique, sa langue, etc;
« Renseignement personnel sensible »
Renseignement qui, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.
3. CADRE NORMATIF
Parachem s'engage à respecter les principes fondamentaux établis par la législation applicable à la rotection et la gouvernance des renseignements personnels. La présente politique fait appel à un comportement éthique et responsable et repose sur différents textes normatifs, notamment :
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après la « Loi »); et
- Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1).
4. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
4.1 Collecte
Parachem ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de les recueillir, Parachem détermine les fins de leur traitement et veille à ne recueillir que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée ou un représentant autorisé. Cette collecte se fait avec le consentement de la personne concernée, sauf exception prévue par la Loi. Ce consentement peut être implicite dans certaines situations, par exemple, si la personne concernée décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée de la présente politique et de son contenu. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
Parachem s’engage à obtenir le consentement de la personne concernée avant de receuillir ses renseignements personnels d’une tierce personne, sauf lorsque la Loi permet d’agir sans le consentement.
Elle peut également obtenir ces renseignements d’une tierce personne sans le consentement de la personne concernée si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l’une ou l’autre des conditions suivantes se réalise :
- Si les renseignements sont recueillis dans l’intérêt de la personne concernée et il est impossible de les recueillir auprès de cette personne en temps opportun; ou
- Si la cueillette auprès d’un tiers est indispensable pour s’assurer de l’exactitude de ces renseignements.
Si la personne auprès de laquelle des renseignements personnels sont recueillis est une personne mineure de moins de 14 ans, le consentement doit être obtenu de son parent ou de son tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur.
4.2 Utilisation
Parachem n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cependant, elle peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement. Ce consentement doit être exprès lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Elle peut également utiliser les renseignements personnels à des fins autres ou secondaires, sans le consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants, en conformité avec les modalités prévues par la Loi :
- Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis;
- Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
- Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
- Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée;
- Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec.
4.3 Communication
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, Parachem ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause.
Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service, Parachem doit confier le mandat ou le contrat par écrit. Ce dernier doit contenir :
- Les mesures prises pour assurer la confidentialité des renseignements;
- Les mesures prises pour que ces renseignements ne soient utilisés que dans le cadre du mandat ou l'exécution du contrat;
- Les mesures prises pour assurer que les renseignements ne soient pas conservés après l'expiration du mandat ou du contrat;
- Un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué.
Aucun renseignement personnel ne sera communiqué ou détenu hors du Québec.
4.4 Conservation, sécurité et destruction
Parachem est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle collecte.
À cette fin, Parachem met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent compte du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support. Seuls les usagers qui ont nécessairement besoin de ces renseignements dans l'exercice de leurs fonctions y ont accès et ils sont tenus d’en assurer la protection et de respecter la présente politique.
Parachem veille à ce que les renseignements personnels qu'elle conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquels ils sont recueillis ou utilisés.
Les renseignements personnels sont conservés pour la période nécessaire à la réalisation des fins prévues par leur collecte. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire dans des délais raisonnables.
5. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Lorsque Parachem a des motifs de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité, elle prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
La personne concernée par un incident sera avisée dans un délai raisonnable, sauf si cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la Loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Dans le cas où l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Parachem en avisera la Commission d’accès à l’information. Toute autre personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque d’un préjudice sérieux peut être avisé, conformément à la Loi.
Pour l’évaluation du risque d’un préjudice, Parachem prendra en considération la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
Parachem conserve un registre des incidents de confidentialité.
6. DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux renseignements personnels qui la concernent et qui sont détenus par Parachem. Elle peut, en tout temps, retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels et demander qu'ils soient corrigés, détruits, à moins d'exceptions prévues aux lois applicables ou d'obligations juridiques contraires.
Toute demande d'accès, de rectification ou de retrait du consentement doit être adressée par écrit au responsable de la protection et la gouvernance des renseignements personnels. Le responsable répondra par écrit au plus tard dans les trente (30) jours de la réception de la demande et, le cas échéant, motiver son refus.
7. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative à la présente politique, à son application ou de façon générale, à la protection ou la gouvernance des renseignements personnels ou de sa conformité aux exigences de la Loi doit être transmise par écrit au responsable de la protection et la gouvernance des renseignements personnels.
La plainte devra être précise et devra indiquer toutes les informations nécessaires à l’identification de l’individu. Le responsable peut, si la plainte n’est pas assez spécifique, requérir des informations supplémentaires.
Le responsable dispose d’un délai de trente (30) jours de la réception de la plainte pour y répondre par écrit. Toutefois, si la plainte ne peut être traitée dans ce le délai, le responsable en informe le plaignant.
Une plainte peut également être déposée auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
8. FORMATION ET SENSIBILISATION
Tous les membres de Parachem reçoivent une copie de la présente politique et des procédures qui s'y rattachent et doivent signer un engagement de confidentialité. Des activités de formation et de sensibilisation sont tenues auprès des membres du personnel selon les besoins et adaptées selon leurs tâches et les types de renseignements personnels et les étapes du cycle de vie impliqués dans les processus.
9. PUBLICATION ET MODIFICATIONS
La présente est publiée sur tous les sites internet contrôlés par Parachem et est diffusée par le ou les moyens appropriés pour atteindre les personnes concernées. Des mises à jour sont effectuées lors de modifications aux lois, à la présente politique ou aux procédures qui en découlent.
La présente politique peut être complétée par toute autre politique ou procédure.
10. RESPONSABLE DE L’ACCÈS À L’INORMATION
La présente politique a été approuvée par le responsable de la protection et la gouvernance des renseignements personnels, qui doit également veiller à assurer le respect de la présente et de la législation applicable en la matière.
Pour toute question, commentaire ou demande relativement à la présente, n’hésitez pas à contacter directement notre responsable de la protection et la gouvernance des renseignements personnels :
Marie-Claude René
3500 avenue Broadway
Montréal Est (Québec) H1B 5B4
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Téléphone : (514) 640-2205
Fax : (514) 640-2584
11. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.